BAB 2 JOB ORDER COSTING

BAB 2
KASUS DAN PEMBAHASAN JOB ORDER COSTING

PT Surya Hartono Tekstil adalah sebuah perusahaan industri tekstil yang berlokasi di Jl. Surya Saputra 123 Bandung. Perusahaan ini memproduksi kain dengan cara dicelup dan dicetak atau printing. Dalam menjalankan aktifitasnya perusahaan menggunakan metoda job order costing karena berproduksi berdasarkan pesanan. Pencatatan yang dijalankan selama ini masih menggunakan spread sheet sehingga pihak manajemen mengalami kesulitan menerima informasi dengan cepat dan akurat karena proses informasi yang lama. Informasi seperti laba-rugi per pesanan, berapa bahan baku yang dipakai untuk pesanan tertentu belum dapat dihasilkan. Bahkan informasi persediaan pun tidak bisa segera diketahui setiap saat.
Perusahaan ini didirikan oleh Ruhyat Suryana, Lemena Giri Weure dan Wawan Yuliyanto pada tahun 1975 pada saat industri tekstil sedang booming. Masing–masing pendiri menyetor modal yang sama yaitu sejumlah 100.000.000 dalam bentuk saham senilai 10.000 per lembar.
Struktur organisasi perusahaan tampak pada gambar 3.1. Siklus produksi dimulai dari order penjualan yang diterima bagian marketing kemudian diteruskan ke bagian produksi. Bagian produksi setelah menelaah order produksi kemudian membuat job order cost sheet, surat perintah produksi dan permintaan pengeluaran persediaan kain mentah dan obat. Khusus untuk pengeluaran obat terdiri dari cat dan bahan kimia pembantu. Kemudian bagian produksi memproduksi kain sesuai pesanan dan mengisi job order cost sheet. Setelah selesai kain dikirim ke bagian pengiriman untuk selanjutnya dikirim ke pemesan.

Permasalahan
1. Ada produk pesanan yang kualitasnya tidak memenuhi standar pesanan sehingga harus diperbaiki.
2. Tekstil mengenal istilah grade A, grade B dan grade C. Seringkali pemesan hanya menginginkan grade A, sedangkan hasil produksi terdiri dari grade A, B dan C.
3. Perlakuan produk gagal.
4. Belum adanya laporan laba-rugi per pesanan.
5. Belum adanya analisa biaya over head.

Karena pada saat ini industri tekstil sedang collapse, pihak manajemen menginginkan adanya sistem informasi yang memadai agar bisa bertahan dalam kondisi ini. Setelah berkonsultasi dengan pihak Moonlighting Consultant, sebuah konsultan manajemen, akhirnya dipilih Myob Premier 9. Alasan dipilihnya Myob Premier 9 ini adalah mudah digunakan, bisa bekerja dalam jaringan, harga yang cukup murah untuk perusahaan skala menengah dan yang paling penting applicable.
Kemudian atas saran dari konsultan dilakukan beberapa perubahan dalam sistem mengikuti terminologi Myob Premier 9.

Penjualan dan Produksi
1. Order penjualan diinput ke dalam Myob oleh bagian penjualan. Order ini bisa diakses oleh bagian produksi yang selanjutnya membuat perintah produksi, job order cost sheet dan pengeluaran bahan baku dan bahan pembantu. Bukti pengeluaran bahan baku dan bahan pembantu dikirimkan ke bagian akuntansi biaya untuk dicatat sebagai biaya pemakaian bahan dengan Myob.
2. Penjualan dicatat oleh bagian penjualan. Penjualan dilakukan secara kredit. Termin penjualan ditetapkan n/30 5/10. Batas kredit ditentukan oleh manager marketing. Bagian penjualan tidak bisa mengubah batas kredit ini. mencetak Delivery Order. Selanjutnya bagian pengiriman membuat laporan barang yang dikirim.




3. manajer akuntansi dan keuangan memeriksa laporan pengiriman barang dengan catatan penjualan yang terdapat dalam Myob.
4. berdasarkan job time ticket, bagian akuntansi biaya mencatat upah langsung per pesanan. Demikian pula halnya dengan biaya over head dicatat ke dalam Myob berdasarkan tarif yang telah ditentukan di muka.

Pembelian
1. order pembelian dicatat oleh bagian pembelian. Pembelian dilakukan dengan cara kredit dengan termin 2 minggu.
2. barang yang diorder diterima oleh bagian penerimaan yang kemudian membuat laporan penerimaan barang.
3. berdasarkan laporan penerimaan barang bagian pembelian mencatat pembelian ke dalam Myob.
4. manajer akuntansi dan keuangan kemudian memeriksa transaksi ini.
5. pembelian tunai dicatat oleh bagian kas yang merupakan transaksi kas keluar.

Pembayaran Piutang
Pembayaran piutang dicatat oleh bagian kas. Bila melebihi tanggal jatuh tempo manajer akuntansi akan membuat surat penagihan dengan template yang disediakan oleh Myob

Pembayaran Hutang
Pembayaran hutang dicatat oleh bagian kas berdasarkan tanggal jatuh tempo.

Penyesuaian
Jurnal penyesuaian seperti penyusutan, amortisasi dan sebagainya dicatat oleh bagian akuntansi umum melalui Record Journal Entry.

Verifikasi
Verifikasi transaksi dilakukan oleh manajer akuntansi dan keuangan. Dalam Myob ia yang bertindak sebagai administrator. Setting Myob dan koreksi jurnal dilakukan oleh manajer akuntansi dan keuangan. Perubahan pada setiap pencatatan transaksi akan diperiksa oleh manajer akuntansi dan keuangan. Setiap hari ia mencetak session report dan membuat back up secara periodik. Direksi dapat melihat langsung laporan seluruh aktivitas perusahaan yang disediakan oleh Myob.

Manajemen menetapkan over head sebagai berikut:
1. Anggaran overhead berdasarkan kapasitas normal.
2. Pembebanan biaya overhead berdasarkan jam mesin.


PT Surya Hartono Tekstil
Anggaran Biaya Overhead Pabrik Tahun 2006
Atas Dasar Kapasitas Normal 85.000 jam Mesin


No
Keterangan
Biaya
Jumlah

Biaya Bahan Penolong
V
12.500.000

B. Listrik
V
98.500.000

B. Bahan Bakar
V
120.000.000

Tenaga Kerja Tak Langsung
V
15.000.000

Tenaga Kerja Tak Langsung
T
12.000.000

B. Pemeliharaan
V
11.250.000

B. Penyusutan Bang Pabrik
T
1.000.000

B. Peny. Mesin
T
1.500.000

B. Penyusutan Prlt Pabrik
T
2.500.000

OH Lainnya
V
2.000.000







276.250.000






V
259.250.000


T
17.000.000



276.250.000
Tarif Biaya Overhead pabrik Variabel


259.250.000
/85000 jam
3050
per jam mesin




Tarif Biaya Overhead pabrik Tetap


17.000.000
/85000 jam
200
per jam mesin
Tarif Biaya Overhead pabrik
3250
per jam mesin






Data Perusahaan

Nama :PT Surya Hartono Tekstil
Alamat: Jl. Surya Saputra 123 Bandung
Telp : 5456789
Fax : 5461234
Email :cs@suryahartono.co.id
Tahun Buku :2006
Last Month of Financial Year : December
Conversion Month : January
Number of Accounting Period : Thirteen

Pembatasan Akses
Pembatasan akses pengguna Myob ini dilakukan melalui fasilitas password yang ada Menu Preferences. Fasilitas password ini terdiri dari User ID dan password. Dengan kata lain terdiri dari dua lapis. Artinya bila salah satu benar, baik User ID maupun password, data perusahaan tetap tidak bisa dibuka.

Bagian penjualan :Oneng, SE
Bagian penjualan hanya bisa mencatat penjualan. Data yang diinput masih bisa diubah atau dihapus tetapi akan terlihat oleh manager Akuntansi dan keuangan. Selain itu juga tidak bisa melakukan penerimaan piutang dan meng-override credit limit.
Manager Marketing: Dadan Sukma Jaya, SE. MM
Mempunyai akses ke semua menu penjualan termasuk laporan dan analisa penjualan tetapi tidak bisa mengakses menu-menu lainnya.
Bagian Pengiriman: Erlan Sudarlan
Hanya bisa melihat laporan penjualan dan mencetak delivery order. Salinan DO yang dikirim ke pelanggan dikirim ke Manajer Akuntansi dan Keuangan.
Bagian Produksi: Endang Sukarti, ST
Hanya bisa melihat order penjualan. Berdasarkan order tersebut membuat surat perintah produksi, Job order cost sheet dan surat pengeluaran bahan baku.
Akuntansi Biaya: Ade Icha, SE
Bagian ini berfungsi untuk mencatat biaya pemakaian bahan baku dan biaya over head pabrik. Dalam Myob ia hanya bisa mengakses Record Journal Entry, persediaan yang terkait dan Job.
Akuntansi Umum: Amelia SE, Ak
Bagian ini bertugas untuk mencatat biaya-biaya non kas seperti penyusutan dan penyesuaian. Dalam Myob ia hanya bisa mengakses Record Journal Entry dan laporan terkait.
Bagian Kas : Irla Rosmaya, SE
Bagian ini mencatat penerimaan kas dari piutang dan sumber lainnya. Selain itu mencatat pengeluaran untuk pembayaran hutang serta pengeluaran lainnya.
Dalam Myob ia bisa mengakses semua menu banking termasuk Reconcile Account dan Print Check. Check yang telah dicetak selanjutnya diserahkan ke Manager Akuntansi dan Keuangan.
Manager Akuntansi dan Keuangan: Iwan Amaluddin, SE., MM
Dalam Myob bertindak sebagai Administrator. Bisa mengakses semua menu, membuat user dan password-nya serta membuat laporan yang diperlukan oleh direksi.
Bagian Pembelian: Putri, SE
Bagian ini berfungsi untuk mencatat pembelian baik pembelian bahan baku maupun barang lainnya. Dalam Myob ia hanya bisa membuka menu Purchases tanpa bisa mengakses pembayarannya.

Setting Multi Currency
Mengganti Mata Uang Lokal
Default mata uang lokal pada Myob Premier 9 adalah dollar Australia. Kita akan menggantinya menjadi Rupiah.
Set Currency Linked Account
Setelah kita membuat mata uang lokal dan mata uang asing beserta nilai tukarnya maka langkah selanjutnya adalah penyesuaian link account untuk mata uang tersebut. Link account ini berfungsi untuk membuat jurnal secara otomatis apabila menggunakan mata uang tertentu. Dalam kasus ini kita hanya akan menyesuaikan link account untuk transaksi yang berhubungan dengan piutang. Hal ini karena perusahaan hanya menggunakan mata uang Dollar Amerika untuk transaksi penjualan.
Pengisian Saldo Awal Persediaan
Membuat Daftar Persediaan
Berbeda dengan perusahaan dagang yang hanya membeli kemudian menjual barang (persediaan), perusahaan industri memiliki karakteristik yang unik dalam persediaannya. Perusahaan industri memiliki persediaan dengan tipe persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses dan persediaan barang jadi. Bahan baku dibeli bukan untuk dijual tetapi untuk diproses. Barang jadi adalah hasil dari pengolahan bukan dari pembelian. Hal inilah yang membuat berbeda dalam pencatatan persediaan dengan Myob.
Myob Premier bisa meng-handle metode persediaan baik physical maupun perpetual. Karena kasus ini adalah job order costing maka metode yang tepat adalah perpetual.
Transaksi
4 Januari menerima order dari Hi-Tex kain A celup warna kuning sebanyak 2000 M dengan harga Rp 10.000/M. Untuk order ini diperlukan obat untuk memberi warna yaitu pewarna A sebanyak 50 Kg.
Pembahasan
Membuat Item
Membuat Order Penjualan
Pemakaian Bahan
Bagian Produksi selanjutnya membuat surat perintah pengeluaran bahan baku dan job order cost sheet. Bagian gudang bahan baku setelah menerima surat perintah pengeluaran bahan baku dari bagian produksi, mengeluarkan bahan baku sesuai dengan surat tersebut. Untuk membuat order ini kain mentah yang digunakan adalah kain grey C sebanyak 2000 M, obat pewarna A sebanyak 50 Kg dan bahan penolong A dan B masing-masing sebanyak 100 dan 200 liter.
Bagian Akuntansi Biaya menerima salinan surat pengeluaran barang dari gudang juga menerima salinan surat perintah pengeluaran bahan baku dari bagian produksi. Kedua surat tersebut dicocokkan terlebih dahulu. Bila telah sama kemudian dicatat ke dalam Myob sebagai pemakaian bahan dengan cara :






Pencatatan Upah Langsung
Berdasarkan job time ticket besar upah pegawai untuk mengerjakan order ini sebesar Rp 4.000.000.

Pencatatan Overhead Pabrik
Order ini memakan waktu pengerjaan selama 400 jam mesin. Tarif Overhead adalah Rp 3250 per jam.
1. Dari Command Centre Account klik Record Journal Entry.
2. pada field Date isikan tanggal, misalnya 11 Januari 2006. Memo: Mencatat Biaya OH berdasarkan tarif.
3. Pada kolom Acct# baris pertama pilih 5-1500, WIP Labor. Debit isi dengan 1..300.000. Kolom Job isi dengan D-0001.
4. Pada kolom Acct# baris kedua pilih 5-1810, OH Applied. Kredit isi dengan 1..300.000.
5. Tekan Ctrl+R untuk melihat Recap Transaction
Pencatatan Harga Pokok Kain Jadi
Pada tanggal 12 Januari pesanan dari Hi-Tex kain A celup kuning telah selesai dikerjakan. Langkah selanjutnya adalah perhitungan harga pokok pesanan tersebut.
Untuk melihat berapa biaya yang telah dikeluarkan untuk membuat pesanan kain A celup kuning ini ada beberapa cara:
Jurnal untuk mentransfer ke barang jadi ini adalah sebagai berikut:
Dr. Persediaan Barang Jadi 20.300.000
Cr. WIP Material 15.000.000
WIP Labor 4.000.000
WIP OH 1.300.000
Mencatat distribusi biaya tenaga kerja
Gaji staf dibebankan pada akun 6-2010 (Gaji Staff) sedangkan gaji bagian produksi yang merupakan biaya tenaga kerja tidak langsung dibebankan pada akun Overhead Actual. Pencatatan ini dilakukan melalui menu Record Journal Entry. Order D-0001 tidak perlu dicatat pendistribusiannya karena sudah dicatat sebelumnya.

Menutup biaya overhead yang dibebankan dan overhead sesungguhnya
Saldo akun overhead aktual (sesungguhnya) adalah sebesar Rp 6.932.500 (dapat dilihat pada Account List). Sedangkan saldo overhead applied (dibebankan) sebesar Rp 2.990.000. Selisih kedua akun tersebut adalah Rp 3.942.500. Selisih inilah yang akan dicatat sebagai kurang pembebanan (under applied).

Pencatatan Produk Rusak
2 Februari 2006 perusahaan menerima pesanan dari ABC Tex berupa kain printing corak bunga mawar sebanyak 1500 M dengan harga 25.000/M. Untuk mengerjakan pesanan tersebut perusahaan membeli kain Koshibo dari Primatex sebanyak 1800 M untuk antisipasi karena pesanan tersebut cukup sulit dikerjakan. Harga kain mentah Koshibo Rp 10.000/M. Pesanan tersebut membutuhkan pengerjaan selama 3200 jam mesin. Upah Langsung Rp 5.000.000. Selain itu perusahaan juga membeli obat warna merk Awet dari Mukota Chemical sebanyak 200 Kg dengan harga 75.000/Kg. Hasil dari pengerjaan pesanan tersebut adalah
grade A : 1500 M
grade B : 100 M
grade C : 200 M

pihak pemesan (ABC Tex) hanya meminta grade A. Perusahaan menganggap grade B dan C sebagai produk rusak. Grade B masih bisa dijual dengan harga 15.000/M sedangkan grade C 7.000/M. Produk rusak ini akan dibebankan kepada produk pesanan tersebut.

Pembahasan:
Grade A (Produk Baik)
Perhitungan Biaya Produksi

Biaya Bahan : 33.000.000 – 1.017.500 – 951.500 = 31.031.000
Upah Langsung : 5.000.000 – 154.170 – 144.170 = 4.701.660
Overhead : 10.400.000 – 320.670 – 299.870 = 9.779.460

Grade B:
Nilai jual 100 M X Rp 15.000 = 1.500.000

18,5 %Nilai Jual Grade B 1.500.000
= =
HPP Produk Rusak 8.066.670

Pembagian Nilai Jual Grade B

Keterangan:
Biaya / satuan adalah total biaya dibagi dengan 1800. HPP Produk rusak adalah biaya/satuan dikali 300. Grade B dan C dianggap sebagai produk rusak sehingga perhitungannya digabungkan. Hal ini dilakukan dengan asumsi keduanya menyerap biaya produksi yang sama tetapi hasilnya berbeda.

Pencatatan Produk Cacat
Produk cacat adalah produk jadi yang tidak sesuai dengan spesifikasi pesanan dan secara ekonomis masih bisa diperbaiki. Berbeda dengan produk rusak yang secara ekonomis tidak bisa diperbaiki. Artinya walaupun bisa diperbaiki akan memakan biaya yang cukup tinggi. Pada produk tekstil produk cacat bisa diperbaiki dengan cara dicelup ulang atau lebih dikenal dengan istilah leveling atau topping.
Pencatatan Sisa Bahan
Dalam suatu pabrikasi sering timbul sisa bahan. Diantaranya adalah bahan yang mengalami kerusakan selama proses produksi. Termasuk di dalam sisa bahan tersebut adalah persediaan bahan yang sudah lama. Ada kalanya sisa bahan tersebut masih dapat dijual.
Pencatatan Biaya Pemeliharaan Mesin
Pada tanggal 5 Februari Mesin Dyeing mengalami kerusakan sehingga harus diperbaiki. Biaya untuk memperbaiki termasuk mengganti spare part sebesar 1.700.000. Biaya tersebut dikeluarkan dari kas besar.
Pembahasan
Biaya pemeliharaan mesin merupakan bagian dari biaya overhead yang dianggarkan.
Penyelesaian Kasus
Dalam kasus ini yang memegang kunci penting dalam pengendalian transaksi adalah Manager Akuntansi dan Keuangan yang bertindak sebagai Administrator. Setting yang digunakan dalam kasus ini seorang pengguna Myob Premier dapat menghapus atau mengubah suatu transaksi. Namun, perubahan ini dapat dipantau oleh administrator Tujuannya adalah untuk melihat apa yang diinput ke dalam Myob dan siapa yang menginputnya. Tugas Administrator juga mencakup verifikasi transaksi dengan cara mencocokkan dokumen dengan transaksi yang diinput ke dalam Myob.
Hal yang harus diperhatikan bila Myob digunakan secara Multi User adalah Myob Premier menggunakan sistem file locking. Penguncian ini bertujuan agar input data ke dalam company file tidak bertabrakan. Akibat dari file locking seorang pengguna tidak bisa merekam suatu transaksi dan muncul pesan yang menyatakan “file is busy; access denied”. Hal ini terjadi bila ada dua orang atau lebih yang sedang menginput transaksi.