BAB 1 MENGOPERASIKAN MYOB

BAB 1
MENGOPERASIKAN MYOB

Sekilas Myob
Sejak pertama kali dirilis kurang lebih 15 tahun yang lalu, Myob Accounting Software buatan Australia ini cukup diminati di kalangan dunia usaha. Salah satu keunggulan sekaligus daya tarik Myob adalah kemudahan dalam penggunaan (user friendly). Selain itu Myob mempunyai fasilitas yang cukup lengkap dan terintegrasi.
Di pasaran beredar beberapa versi Myob seperti : Myob Accounting, Myob Accounting Plus dan Myob Premier. Dalam buku ini menggunakan Myob Premier v 9 karena memiliki fasilitas yang lebih lengkap dibanding versi lainnya. Beberapa kelebihan Myob premier diantaranya:
§ multi level price items.
§ multi currency.
§ Multi user
Pendekatan Myob adalah dengan menggunakan jurnal khusus. Seperti kita ketahui jurnal khusus terdiri dari jurnal kas masuk, kas keluar, pembelian kredit, penjualan kredit dan jurnal umum. Perbedaannya kecuali dalam jurnal umum kita tidak perlu direpotkan dengan urusan debit dan kredit. Tetapi pemahaman tentang double entry accounting akan memudahkan dalam pencatatan transaksi dan memahami laporan yang dihasilkan. Secara lengkap perbedaan antara catatan manual dengan Myob tampak pada table berikut ini:


Pemakaian Myob mengikuti konvensi yang berlaku pada Windows seperti Ctrl+C untuk copy, Ctrl+V untuk paste dsb. Bila sudah terbiasa dengan program-program yang berjalan dalam platform Windows, menggunakan Myob bukan merupakan hal yang sulit.

Pengertian Company File
Company File adalah suatu file yang berisi keterangan tentang semua informasi perusahaan. Termasuk di dalamnya periode akuntansi, data pelanggan, data pemasok dan transaksi yang diinput ke dalam Myob.
Seperti umumnya sebuah file yang bekerja dalam lingkungan MS-Windows, company file ini bisa ditempatkan pada folder yang kita kehendaki. Secara default company file akan ditempatkan pada lokasi Myob diinstal, misalnya C:\Premier9.
Myob juga menyediakan fasilitas untuk meng-upgrade dari versi sebelumnya. Anda tinggal menggunakan fasilitas Myob Upgrade Assistant. Anda akan dipandu tahap demi tahap. Fasilitas ini mirip menu Save As sehingga data lama tidak hilang.
Selain fasilitas yang telah disebutkan di atas, Myob juga menyediakan fitur back up. Secara default Myob akan memberikan pesan untuk mem-back up company file Anda pada saat keluar dari Myob. Usahakan untuk mem-back up company file ini secara rutin. Bila terjadi kerusakan data kita bisa mengambil back up yang telah kita buat.
Salah satu kelebihan Myob Premier adalah bisa digunakan bersama-sama dalam jaringan. Bila Anda bermaksud menggunakan Myob dalam jaringan tentu saja Anda harus menset jaringan terlebih dahulu.
Pembuatan company file baru akan dipandu oleh fitur New Company File Assistant. Anda tinggal mengikuti langkah demi langkah yang disediakan fitur tersebut.

Pengertian Account
Account dalam Bahasa Indonesia berarti perkiraan, rekening atau akun. Semuanya identik dengan buku besar atau ledger. Account ini merupakan tulang punggung dalam pencatatan transaksi keuangan perusahaan.
Penomeran Account dalam Myob menggunakan account dengan 5 digit dan 4 level. Account level 1 sudah disediakan oleh Myob. Kita tidak bisa menghapus account tersebut hanya mengubahnya. Account level 1 terdiri dari Assets, Liabilities, Equity. Income, Cost of Sale, Expense, Other Income dan Other Expense. Masing-masing kelompok account tersebut bernomer depan (prefix) 1,2,3,4,5,6,8,9.
Myob menyediakan contoh chart of account untuk berbagai macam jenis perusahaan. Mulai dari perusahaan dagang, jasa dan industri. Account-account ini bisa kita ubah bila perlu. Tersedia sekitar 150 jenis usaha seperti kantor akuntan, kontraktor, distributor sampai salon kecantikan.

Latihan
Buatlah sebuah company file untuk perusahaan konsultan dengan data sebagai berikut:
Company Name: Syahid Consulting
Address: Jl. Cikutra Baru 29 Bandung
Phone: 022-7302928
Fax: 022-7303132
Email: syahid@telkom.net
Accounting Year: 2007
Last Month: December
Conversion Month: January
Number of Accounting Periode: 12

Membuat Akun Baru
Berikut ini panduan untuk membuat akun baru
Tentukan kelompok akun (account classification)
Tentukan tipe akun (account type). Khusus untuk akun kas atau bank account type harus diset ke bank.
Tentukan nomer dan nama akun dan jenisnya (header atau detail account).
Latihan
1. Buatlah sebuah header account dengan nomer 1-3000, dengan nama Other Assets.
2. Buat detail account nomer 12250, Merchandise Inventory
3. Buat detail account nomer 4-9999 Sales Return dan 50100, COGS

Pengisian Saldo Awal Account
Biasanya perusahaan mempunyai saldo awal pada buku besarnya kecuali bila baru memulai usaha. Saldo awal tersebut biasanya terdiri dari saldo awal neraca, piutang usaha, hutang usaha dan persediaan.
Pada bagian ini menjelaskan cara pengisian saldo awal neraca atau dalam istilah Myob Account Opening Balance.

Set up Customer Balance
Customer Balance atau Historical Sale dalam pengertian akuntansi yang lebih umum adalah saldo awal piutang usaha. Seperti halnya setting account set up customer balance bisa dilakukan melalui dua cara. Sebelum memulai pengisian saldo awal piutang sebaiknya Anda menyiapkan data pelanggan (customer) seperti alamat, no telepon, email dsb. beserta saldo piutangnya.

Latihan
Masukkan Customer Balance untuk Syahid Consulting dengan data sebagai berikut:

Data Pelanggan

Name: Abadi Farma
Card ID: C-0001
Address: Jl. Jawa 123
City: Bandung
Phone#1: 5401241
Fax: 5401313
Salutation: Mr
Contact: Abdul Firman
Saldo: 12.000.000


Persediaan
Pembahasan
1. Klik New pada Item List
2. Isikan data untuk A-001
3. pada Selling Detail isikan kode pajak, buying unit dan number buying.
4. pada Buying Detail isikan kode pajak, buying unit, number buying dan minimum level for restocking.
5. Klik OK untuk menyimpan data Item. Ulangi untuk item dengan kode A-002. Item List setelah pembuatan item akan tampak seperti berikut.

Kas Masuk
Dalam terminologi Myob pengertian kas masuk adalah penerimaan kas selain pembayaran piutang usaha. Artinya kas masuk bisa dari setoran modal pemilik, pinjaman dari bank dan sebagainya.

pembahasan
1. klik Receive Money.
2. Money mencantumkan akun Bank pada field Deposit to account. Jadi biarkan saja.
3. Isikan 4/1/07 pada field Date.
4. isikan 50.000.000 pada field Amount Received
5. pada field Payment Method pilih Money Order.
6. pada field Memo isi dengan keterangan jurnal: Pinjaman dari Bank Artos.
7. pada kolom Acct# pilih akun dengan nomer 2-1100, Bank Loan tekan tab pada keyboard dua kali sampai pada kolom Amount. Isi dengan 50.000.000
8. untuk melihat seperti apa jurnal yang akan terjadi pada menu Edit pilih Recap Transaction atau tekan Ctrl + R pada keyboard. Klik OK untuk menutup window Recap Transaction.

Rekonsiliasi Bank
Rekonsiliasi bank adalah proses untuk menyamakan catatan antara catatan perusahaan dengan catatan bank. Tujuannya untuk menjaga keakuratan catatan.

Penjualan
Penjualan merupakan aktivitas utama perusahaan karena dengan adanya penjualan perusahaan akan memperoleh pendapatan. Penjualan ini bisa berarti penjualan barang atau penjualan jasa. Myob dapat meng-handle kedua jenis penjualan tersebut.
Pencatatan penjualan maupun pembayaran dari pelanggan terdapat dalam command centre Sales. Seperti halnya pembelian, layout pada penjualan ini terdiri dari item, service, professional dan miscellaneous. Begitu juga dengan status penjualan terdiri quote, order dan invoice.

Pembahasan
Membuat Order Penjualan
1. klik Enter Sales.
2. Pilih status Order.
3. Lepaskan tanda centang pada check box Tax Inclusive.
4. Pada field date isi dengan 12-01-07
5. Klik tombol Layout kemudian pilih Item dan klik OK.
6. Pada kolom Ship isi dengan 3. klik tombol tab pada keyboard.
7. Pada kolom Item Number klik zoom arrow kemudian pilih item dengan kode A-001.
8. Klik tombol tab sampai pada kolom price. Isi dengan 550000.
9. Record.

Mencatat Retur
1. Klik Enter Sales pada Command Centre Sales
2. Pastikan status penjualan invoice.
3. Isikan nama pelanggan dan tanggal.
4. Klik tombol Layout kemudian pilih Miscellaneous.
5. Pada kolom Description ketikan “Retur Penjualan A-001”.
6. Pada kolom Acct# pilih akun nomer 4-9999 - Sales Return.
7. Pada kolom Amount isi dengan –550000 (minus 550.000).
8. Pada kolom tax pilih PPN.
9. Record.

Kemana Perginya Transaksi ?
Mungkin itulah pertanyaan bila Anda baru mengenal Myob. Transaksi-transaksi yang telah diinput ke dalam Myob bisa Anda lihat bahkan mengedit atau menghapusnya bila perlu.
Myob Premier mempunyai dua perlakuan terhadap pencatatan transaksi yaitu dapat diubah (changeable) atau tidak bisa diubah (unchangeable).
Membuat transaksi dapat diubah memang tidak aman. Siapa saja dapat mengubah transaksi yang telah diinput atau bahkan menghapusnya. Namun, Myob menyediakan fasilitas khusus untuk mengantisipasinya. Dengan cara ini dapat diketahui siapa yang bertanggung jawab atas perubahan transaksi.
Berikut ini beberapa menu yang dapat digunakan untuk menemukan transaksi yang telah diinput ke dalam Myob Premier.

Transaction Journal
Dengan melalui Transaction Journal kita bisa melihat jurnal yang telah dibuat secara double entry. Transaction Journal terdiri dari 7 tab

Find Transaction
Fasilitas untuk mencari transaksi dalam Myob disebut dengan Find Transaction. Fasilitas ini dapat ditemukan pada Command Panel yang berada di bagian bawah Command Centre.
Report
Myob menyediakan lebih dari 150 laporan. Laporan ini akan langsung ter-update bila menginput suatu transaksi. Tersedia laporan dalam bentuk detil maupun ikhtisar (summary). Laporan ini dikelompokkan dalam tab yang berbeda seperti Accounts, Banking, Sales dsb.
Form
Dalam pengertian Myob Premier form adalah dokumen yang digunakan dalam aktifitas usaha seperti faktur penjualan, cek, bukti penerimaan kas, label surat dsb. Berikut ini daftar jenis form dan tempat untuk menemukannya.

Pemeliharaan Data Perusahaan
Data yang kita input ke dalam company file tidak sepenuhnya aman. Bisa jadi kerusakan pada hard disk yang disebabkan oleh listrik menyebabkan data kita rusak. Myob memiliki beberapa tools yang dapat kita gunakan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.