Kamis, 27 Maret 2008

KATA PENGANTAR

Kata Pengantar

Dengan berkembangnya teknologi informasi, akuntansi juga mengalami perkembangan. Dari pencatatan manual berkembang ke pencatatan terkomputerisasi. Perkembangan ini bernilai positip karena dewasa ini peran informasi yang dihasilkan catatan akuntansi semakin besar. Dengan kata lain informasi yang ingin dicapai adalah informasi yang semakin cepat dan semakin akurat. Hal ini sulit dicapai dalam akuntansi manual karena kemungkinan kesalahan yang bersifat human error dari pekerjaan yang berulang cukup tinggi.
Idealnya program akuntansi dibuat khusus sesuai kondisi perusahaan tetapi kendalanya adalah biaya pembuatannya yang cukup tinggi. Bagi perusahaan kecil-menengah program yang sudah jadi merupakan pilihan. Dari sekian banyak program akuntansi yang sudah jadi Myob Accounting Software merupakan salah satu pilihan utama karena user friendly dan mempunyai fasilitas yang cukup lengkap.
Buku ini merupakan panduan praktis pencatatan akuntansi dengan menggunakan Myob Premier 9. Salah satu alasan kenapa penulis memilih Myob Premier karena Myob Premier ini bisa digunakan bersama-sama dalam jaringan (multi user). Dengan demikian cocok digunakan untuk departemen akuntansi yang terdiri dari beberapa orang dengan tugas yang berbeda.
Myob Accounting Software dapat dipelajari tanpa pengetahuan tentang akuntansi. Namun hal itu ibarat Anda menjelajahi rimba-belantara tanpa disertai dengan peta dan kompas. Bisa saja Anda selamat mencapai tujuan tetapi bila disertai dengan peta dan kompas Anda akan lebih mudah mencapai tujuan. Begitu pula halnya dengan Myob Accounting Software, apabila Anda cukup memahami akuntansi maka Anda akan lebih mudah memahami bagaimana program ini bekerja untuk Anda.
Pada buku ini disertakan contoh kasus penerapan Myob Premier pada perusahaan industri untuk dua jenis tipe produksi yang berbeda. Pada bab 2 memuat bagaimana penerapan Myob Premier untuk perusahaan yang berproduksi berdasarkan pesanan (job order costing). Termasuk di dalamnya pencatatan atas kasus khusus seperti sisa bahan (scrap material), produk cacat, produk rusak dan sebagainya. Pada bab 3 memuat penerapan Myob Premier untuk perusahaan yang berproduksi massa (process costing).
Alasan penulis menyertakan penerapan Myob Premier untuk perusahaan industri adalah karena belum ada buku yang memuatnya. Kalau pun ada tidak membedakan karakteristik produksi antara job order costing dan process costing. Selain itu berdasarkan pada pengalaman penulis banyak perusahaan yang keliru menerapkan metode pencatatan. Metode yang tepat untuk process costing diterapkan pada perusahaan yang berproduksi berdasarkan pesanan. Hal ini terjadi mungkin karena kurang memahami akuntansi biaya atau karena ketidaktahuan bagaimana menerapkannya ke dalam catatan terkomputerisasi. Kesalahan penerapan metode pencatatan akan berakibat tidak tersedianya informasi yang diperlukan.
Buku ini dapat dipakai bagi Anda dari kalangan dunia usaha yang ingin mempelajari pencatatan dengan Myob Premier secara umum atau yang ingin memperdalam Myob Premier untuk perusahaan industri. Kedua, bagi mahasiswa jurusan akuntansi yang ingin mempelajari pencatatan akuntansi secara terkomputerisasi. Buku ini dapat pula dijadikan sebagai panduan untuk praktika akuntansi biaya dengan Myob Premier sebagai tool.
Penulis berharap semoga buku ini dapat bermanfaat. Namun, penulis menyadari bahwa buku ini masih banyak kekurangan. Saran maupun kritik dari pembaca sangat penulis harapkan sebagai bahan masukan. Pertanyaan, saran maupun kritik dapat dikirim melalui email syarief_id1980@yahoo.co.id atau lewat telepon 0815-6018276.
Terakhir penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu penulisan buku ini: Aptech Computer Education dan LPAP Universitas Widyatama yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk mengembangkan materi pengajaran Myob Premier. Myob Authorized Traning Centre – Indonesia yang telah memberikan Myob Premier Trial Version. Keluarga Besar H. Sukarta 18 yang telah memberikan semangat, dorongan dan doa kepada penulis. Istriku Irla dan anakku Amel yang telah mengorbankan waktu dan kondisi yang kondusif agar penulis dapat menyelesaikan penyusunan buku ini. Rekan-rekan pengajar STIE Tridharma. Sahabat-sahabat penulis, Ruhyat Suryana dan Indra Ihsan yang telah memberikan masukan dan bahan-bahan untuk penulisan buku ini. Para mahasiswa dan peserta pelatihan Myob serta pihak-pihak lain yang tak mungkin disebutkan satu persatu yang telah memberikan inspirasi bagi penulis.


Bandung Januari 2007



Syarief Hidayat, SE

BAB 1 MENGOPERASIKAN MYOB

BAB 1
MENGOPERASIKAN MYOB


Sekilas Myob
Sejak pertama kali dirilis kurang lebih 15 tahun yang lalu, Myob Accounting Software buatan Australia ini cukup diminati di kalangan dunia usaha. Salah satu keunggulan sekaligus daya tarik Myob adalah kemudahan dalam penggunaan (user friendly). Selain itu Myob mempunyai fasilitas yang cukup lengkap dan terintegrasi.
Di pasaran beredar beberapa versi Myob seperti : Myob Accounting, Myob Accounting Plus dan Myob Premier. Dalam buku ini menggunakan Myob Premier v 9 karena memiliki fasilitas yang lebih lengkap dibanding versi lainnya. Beberapa kelebihan Myob premier diantaranya:
§ multi level price items.
§ multi currency.
§ Multi user
Pendekatan Myob adalah dengan menggunakan jurnal khusus. Seperti kita ketahui jurnal khusus terdiri dari jurnal kas masuk, kas keluar, pembelian kredit, penjualan kredit dan jurnal umum. Perbedaannya kecuali dalam jurnal umum kita tidak perlu direpotkan dengan urusan debit dan kredit. Tetapi pemahaman tentang double entry accounting akan memudahkan dalam pencatatan transaksi dan memahami laporan yang dihasilkan. Secara lengkap perbedaan antara catatan manual dengan Myob tampak pada table berikut ini:


Pemakaian Myob mengikuti konvensi yang berlaku pada Windows seperti Ctrl+C untuk copy, Ctrl+V untuk paste dsb. Bila sudah terbiasa dengan program-program yang berjalan dalam platform Windows, menggunakan Myob bukan merupakan hal yang sulit.

Pengertian Company File
Company File adalah suatu file yang berisi keterangan tentang semua informasi perusahaan. Termasuk di dalamnya periode akuntansi, data pelanggan, data pemasok dan transaksi yang diinput ke dalam Myob.
Seperti umumnya sebuah file yang bekerja dalam lingkungan MS-Windows, company file ini bisa ditempatkan pada folder yang kita kehendaki. Secara default company file akan ditempatkan pada lokasi Myob diinstal, misalnya C:\Premier9.
Myob juga menyediakan fasilitas untuk meng-upgrade dari versi sebelumnya. Anda tinggal menggunakan fasilitas Myob Upgrade Assistant. Anda akan dipandu tahap demi tahap. Fasilitas ini mirip menu Save As sehingga data lama tidak hilang.
Selain fasilitas yang telah disebutkan di atas, Myob juga menyediakan fitur back up. Secara default Myob akan memberikan pesan untuk mem-back up company file Anda pada saat keluar dari Myob. Usahakan untuk mem-back up company file ini secara rutin. Bila terjadi kerusakan data kita bisa mengambil back up yang telah kita buat.
Salah satu kelebihan Myob Premier adalah bisa digunakan bersama-sama dalam jaringan. Bila Anda bermaksud menggunakan Myob dalam jaringan tentu saja Anda harus menset jaringan terlebih dahulu.
Pembuatan company file baru akan dipandu oleh fitur New Company File Assistant. Anda tinggal mengikuti langkah demi langkah yang disediakan fitur tersebut.

Pengertian Account
Account dalam Bahasa Indonesia berarti perkiraan, rekening atau akun. Semuanya identik dengan buku besar atau ledger. Account ini merupakan tulang punggung dalam pencatatan transaksi keuangan perusahaan.
Penomeran Account dalam Myob menggunakan account dengan 5 digit dan 4 level. Account level 1 sudah disediakan oleh Myob. Kita tidak bisa menghapus account tersebut hanya mengubahnya. Account level 1 terdiri dari Assets, Liabilities, Equity. Income, Cost of Sale, Expense, Other Income dan Other Expense. Masing-masing kelompok account tersebut bernomer depan (prefix) 1,2,3,4,5,6,8,9.
Myob menyediakan contoh chart of account untuk berbagai macam jenis perusahaan. Mulai dari perusahaan dagang, jasa dan industri. Account-account ini bisa kita ubah bila perlu. Tersedia sekitar 150 jenis usaha seperti kantor akuntan, kontraktor, distributor sampai salon kecantikan.

Latihan
Buatlah sebuah company file untuk perusahaan konsultan dengan data sebagai berikut:
Company Name: Syahid Consulting
Address: Jl. Cikutra Baru 29 Bandung
Phone: 022-7302928
Fax: 022-7303132
Email: syahid@telkom.net
Accounting Year: 2007
Last Month: December
Conversion Month: January
Number of Accounting Periode: 12

Membuat Akun Baru
Berikut ini panduan untuk membuat akun baru
Tentukan kelompok akun (account classification)
Tentukan tipe akun (account type). Khusus untuk akun kas atau bank account type harus diset ke bank.
Tentukan nomer dan nama akun dan jenisnya (header atau detail account).
Latihan
1. Buatlah sebuah header account dengan nomer 1-3000, dengan nama Other Assets.
2. Buat detail account nomer 12250, Merchandise Inventory
3. Buat detail account nomer 4-9999 Sales Return dan 50100, COGS

Pengisian Saldo Awal Account
Biasanya perusahaan mempunyai saldo awal pada buku besarnya kecuali bila baru memulai usaha. Saldo awal tersebut biasanya terdiri dari saldo awal neraca, piutang usaha, hutang usaha dan persediaan.
Pada bagian ini menjelaskan cara pengisian saldo awal neraca atau dalam istilah Myob Account Opening Balance.

Set up Customer Balance
Customer Balance atau Historical Sale dalam pengertian akuntansi yang lebih umum adalah saldo awal piutang usaha. Seperti halnya setting account set up customer balance bisa dilakukan melalui dua cara. Sebelum memulai pengisian saldo awal piutang sebaiknya Anda menyiapkan data pelanggan (customer) seperti alamat, no telepon, email dsb. beserta saldo piutangnya.

Latihan
Masukkan Customer Balance untuk Syahid Consulting dengan data sebagai berikut:

Data Pelanggan

Name: Abadi Farma
Card ID: C-0001
Address: Jl. Jawa 123
City: Bandung
Phone#1: 5401241
Fax: 5401313
Salutation: Mr
Contact: Abdul Firman
Saldo: 12.000.000


Persediaan
Pembahasan
1. Klik New pada Item List
2. Isikan data untuk A-001
3. pada Selling Detail isikan kode pajak, buying unit dan number buying.
4. pada Buying Detail isikan kode pajak, buying unit, number buying dan minimum level for restocking.
5. Klik OK untuk menyimpan data Item. Ulangi untuk item dengan kode A-002. Item List setelah pembuatan item akan tampak seperti berikut.

Kas Masuk
Dalam terminologi Myob pengertian kas masuk adalah penerimaan kas selain pembayaran piutang usaha. Artinya kas masuk bisa dari setoran modal pemilik, pinjaman dari bank dan sebagainya.

pembahasan
1. klik Receive Money.
2. Money mencantumkan akun Bank pada field Deposit to account. Jadi biarkan saja.
3. Isikan 4/1/07 pada field Date.
4. isikan 50.000.000 pada field Amount Received
5. pada field Payment Method pilih Money Order.
6. pada field Memo isi dengan keterangan jurnal: Pinjaman dari Bank Artos.
7. pada kolom Acct# pilih akun dengan nomer 2-1100, Bank Loan tekan tab pada keyboard dua kali sampai pada kolom Amount. Isi dengan 50.000.000
8. untuk melihat seperti apa jurnal yang akan terjadi pada menu Edit pilih Recap Transaction atau tekan Ctrl + R pada keyboard. Klik OK untuk menutup window Recap Transaction.

Rekonsiliasi Bank
Rekonsiliasi bank adalah proses untuk menyamakan catatan antara catatan perusahaan dengan catatan bank. Tujuannya untuk menjaga keakuratan catatan.

Penjualan
Penjualan merupakan aktivitas utama perusahaan karena dengan adanya penjualan perusahaan akan memperoleh pendapatan. Penjualan ini bisa berarti penjualan barang atau penjualan jasa. Myob dapat meng-handle kedua jenis penjualan tersebut.
Pencatatan penjualan maupun pembayaran dari pelanggan terdapat dalam command centre Sales. Seperti halnya pembelian, layout pada penjualan ini terdiri dari item, service, professional dan miscellaneous. Begitu juga dengan status penjualan terdiri quote, order dan invoice.

Pembahasan
Membuat Order Penjualan
1. klik Enter Sales.
2. Pilih status Order.
3. Lepaskan tanda centang pada check box Tax Inclusive.
4. Pada field date isi dengan 12-01-07
5. Klik tombol Layout kemudian pilih Item dan klik OK.
6. Pada kolom Ship isi dengan 3. klik tombol tab pada keyboard.
7. Pada kolom Item Number klik zoom arrow kemudian pilih item dengan kode A-001.
8. Klik tombol tab sampai pada kolom price. Isi dengan 550000.
9. Record.

Mencatat Retur
1. Klik Enter Sales pada Command Centre Sales
2. Pastikan status penjualan invoice.
3. Isikan nama pelanggan dan tanggal.
4. Klik tombol Layout kemudian pilih Miscellaneous.
5. Pada kolom Description ketikan “Retur Penjualan A-001”.
6. Pada kolom Acct# pilih akun nomer 4-9999 - Sales Return.
7. Pada kolom Amount isi dengan –550000 (minus 550.000).
8. Pada kolom tax pilih PPN.
9. Record.

Kemana Perginya Transaksi ?
Mungkin itulah pertanyaan bila Anda baru mengenal Myob. Transaksi-transaksi yang telah diinput ke dalam Myob bisa Anda lihat bahkan mengedit atau menghapusnya bila perlu.
Myob Premier mempunyai dua perlakuan terhadap pencatatan transaksi yaitu dapat diubah (changeable) atau tidak bisa diubah (unchangeable).
Membuat transaksi dapat diubah memang tidak aman. Siapa saja dapat mengubah transaksi yang telah diinput atau bahkan menghapusnya. Namun, Myob menyediakan fasilitas khusus untuk mengantisipasinya. Dengan cara ini dapat diketahui siapa yang bertanggung jawab atas perubahan transaksi.
Berikut ini beberapa menu yang dapat digunakan untuk menemukan transaksi yang telah diinput ke dalam Myob Premier.

Transaction Journal
Dengan melalui Transaction Journal kita bisa melihat jurnal yang telah dibuat secara double entry. Transaction Journal terdiri dari 7 tab

Find Transaction
Fasilitas untuk mencari transaksi dalam Myob disebut dengan Find Transaction. Fasilitas ini dapat ditemukan pada Command Panel yang berada di bagian bawah Command Centre.
Report
Myob menyediakan lebih dari 150 laporan. Laporan ini akan langsung ter-update bila menginput suatu transaksi. Tersedia laporan dalam bentuk detil maupun ikhtisar (summary). Laporan ini dikelompokkan dalam tab yang berbeda seperti Accounts, Banking, Sales dsb.
Form
Dalam pengertian Myob Premier form adalah dokumen yang digunakan dalam aktifitas usaha seperti faktur penjualan, cek, bukti penerimaan kas, label surat dsb. Berikut ini daftar jenis form dan tempat untuk menemukannya.

Pemeliharaan Data Perusahaan
Data yang kita input ke dalam company file tidak sepenuhnya aman. Bisa jadi kerusakan pada hard disk yang disebabkan oleh listrik menyebabkan data kita rusak. Myob memiliki beberapa tools yang dapat kita gunakan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.






BAB 2 JOB ORDER COSTING

BAB 2
KASUS DAN PEMBAHASAN JOB ORDER COSTING


PT Surya Hartono Tekstil adalah sebuah perusahaan industri tekstil yang berlokasi di Jl. Surya Saputra 123 Bandung. Perusahaan ini memproduksi kain dengan cara dicelup dan dicetak atau printing. Dalam menjalankan aktifitasnya perusahaan menggunakan metoda job order costing karena berproduksi berdasarkan pesanan. Pencatatan yang dijalankan selama ini masih menggunakan spread sheet sehingga pihak manajemen mengalami kesulitan menerima informasi dengan cepat dan akurat karena proses informasi yang lama. Informasi seperti laba-rugi per pesanan, berapa bahan baku yang dipakai untuk pesanan tertentu belum dapat dihasilkan. Bahkan informasi persediaan pun tidak bisa segera diketahui setiap saat.
Perusahaan ini didirikan oleh Ruhyat Suryana, Lemena Giri Weure dan Wawan Yuliyanto pada tahun 1975 pada saat industri tekstil sedang booming. Masing–masing pendiri menyetor modal yang sama yaitu sejumlah 100.000.000 dalam bentuk saham senilai 10.000 per lembar.
Struktur organisasi perusahaan tampak pada gambar 3.1. Siklus produksi dimulai dari order penjualan yang diterima bagian marketing kemudian diteruskan ke bagian produksi. Bagian produksi setelah menelaah order produksi kemudian membuat job order cost sheet, surat perintah produksi dan permintaan pengeluaran persediaan kain mentah dan obat. Khusus untuk pengeluaran obat terdiri dari cat dan bahan kimia pembantu. Kemudian bagian produksi memproduksi kain sesuai pesanan dan mengisi job order cost sheet. Setelah selesai kain dikirim ke bagian pengiriman untuk selanjutnya dikirim ke pemesan.

Permasalahan
1. Ada produk pesanan yang kualitasnya tidak memenuhi standar pesanan sehingga harus diperbaiki.
2. Tekstil mengenal istilah grade A, grade B dan grade C. Seringkali pemesan hanya menginginkan grade A, sedangkan hasil produksi terdiri dari grade A, B dan C.
3. Perlakuan produk gagal.
4. Belum adanya laporan laba-rugi per pesanan.
5. Belum adanya analisa biaya over head.

Karena pada saat ini industri tekstil sedang collapse, pihak manajemen menginginkan adanya sistem informasi yang memadai agar bisa bertahan dalam kondisi ini. Setelah berkonsultasi dengan pihak Moonlighting Consultant, sebuah konsultan manajemen, akhirnya dipilih Myob Premier 9. Alasan dipilihnya Myob Premier 9 ini adalah mudah digunakan, bisa bekerja dalam jaringan, harga yang cukup murah untuk perusahaan skala menengah dan yang paling penting applicable.
Kemudian atas saran dari konsultan dilakukan beberapa perubahan dalam sistem mengikuti terminologi Myob Premier 9.

Penjualan dan Produksi
1. Order penjualan diinput ke dalam Myob oleh bagian penjualan. Order ini bisa diakses oleh bagian produksi yang selanjutnya membuat perintah produksi, job order cost sheet dan pengeluaran bahan baku dan bahan pembantu. Bukti pengeluaran bahan baku dan bahan pembantu dikirimkan ke bagian akuntansi biaya untuk dicatat sebagai biaya pemakaian bahan dengan Myob.
2. Penjualan dicatat oleh bagian penjualan. Penjualan dilakukan secara kredit. Termin penjualan ditetapkan n/30 5/10. Batas kredit ditentukan oleh manager marketing. Bagian penjualan tidak bisa mengubah batas kredit ini. mencetak Delivery Order. Selanjutnya bagian pengiriman membuat laporan barang yang dikirim.




3. manajer akuntansi dan keuangan memeriksa laporan pengiriman barang dengan catatan penjualan yang terdapat dalam Myob.
4. berdasarkan job time ticket, bagian akuntansi biaya mencatat upah langsung per pesanan. Demikian pula halnya dengan biaya over head dicatat ke dalam Myob berdasarkan tarif yang telah ditentukan di muka.

Pembelian
1. order pembelian dicatat oleh bagian pembelian. Pembelian dilakukan dengan cara kredit dengan termin 2 minggu.
2. barang yang diorder diterima oleh bagian penerimaan yang kemudian membuat laporan penerimaan barang.
3. berdasarkan laporan penerimaan barang bagian pembelian mencatat pembelian ke dalam Myob.
4. manajer akuntansi dan keuangan kemudian memeriksa transaksi ini.
5. pembelian tunai dicatat oleh bagian kas yang merupakan transaksi kas keluar.

Pembayaran Piutang
Pembayaran piutang dicatat oleh bagian kas. Bila melebihi tanggal jatuh tempo manajer akuntansi akan membuat surat penagihan dengan template yang disediakan oleh Myob

Pembayaran Hutang
Pembayaran hutang dicatat oleh bagian kas berdasarkan tanggal jatuh tempo.

Penyesuaian
Jurnal penyesuaian seperti penyusutan, amortisasi dan sebagainya dicatat oleh bagian akuntansi umum melalui Record Journal Entry.

Verifikasi
Verifikasi transaksi dilakukan oleh manajer akuntansi dan keuangan. Dalam Myob ia yang bertindak sebagai administrator. Setting Myob dan koreksi jurnal dilakukan oleh manajer akuntansi dan keuangan. Perubahan pada setiap pencatatan transaksi akan diperiksa oleh manajer akuntansi dan keuangan. Setiap hari ia mencetak session report dan membuat back up secara periodik. Direksi dapat melihat langsung laporan seluruh aktivitas perusahaan yang disediakan oleh Myob.

Manajemen menetapkan over head sebagai berikut:
1. Anggaran overhead berdasarkan kapasitas normal.
2. Pembebanan biaya overhead berdasarkan jam mesin.


PT Surya Hartono Tekstil
Anggaran Biaya Overhead Pabrik Tahun 2006
Atas Dasar Kapasitas Normal 85.000 jam Mesin


No
Keterangan
Biaya
Jumlah

Biaya Bahan Penolong
V
12.500.000

B. Listrik
V
98.500.000

B. Bahan Bakar
V
120.000.000

Tenaga Kerja Tak Langsung
V
15.000.000

Tenaga Kerja Tak Langsung
T
12.000.000

B. Pemeliharaan
V
11.250.000

B. Penyusutan Bang Pabrik
T
1.000.000

B. Peny. Mesin
T
1.500.000

B. Penyusutan Prlt Pabrik
T
2.500.000

OH Lainnya
V
2.000.000







276.250.000






V
259.250.000


T
17.000.000



276.250.000
Tarif Biaya Overhead pabrik Variabel


259.250.000
/85000 jam
3050
per jam mesin




Tarif Biaya Overhead pabrik Tetap


17.000.000
/85000 jam
200
per jam mesin
Tarif Biaya Overhead pabrik
3250
per jam mesin






Data Perusahaan

Nama :PT Surya Hartono Tekstil
Alamat: Jl. Surya Saputra 123 Bandung
Telp : 5456789
Fax : 5461234
Email :cs@suryahartono.co.id
Tahun Buku :2006
Last Month of Financial Year : December
Conversion Month : January
Number of Accounting Period : Thirteen

Pembatasan Akses
Pembatasan akses pengguna Myob ini dilakukan melalui fasilitas password yang ada Menu Preferences. Fasilitas password ini terdiri dari User ID dan password. Dengan kata lain terdiri dari dua lapis. Artinya bila salah satu benar, baik User ID maupun password, data perusahaan tetap tidak bisa dibuka.

Bagian penjualan :Oneng, SE
Bagian penjualan hanya bisa mencatat penjualan. Data yang diinput masih bisa diubah atau dihapus tetapi akan terlihat oleh manager Akuntansi dan keuangan. Selain itu juga tidak bisa melakukan penerimaan piutang dan meng-override credit limit.
Manager Marketing: Dadan Sukma Jaya, SE. MM
Mempunyai akses ke semua menu penjualan termasuk laporan dan analisa penjualan tetapi tidak bisa mengakses menu-menu lainnya.
Bagian Pengiriman: Erlan Sudarlan
Hanya bisa melihat laporan penjualan dan mencetak delivery order. Salinan DO yang dikirim ke pelanggan dikirim ke Manajer Akuntansi dan Keuangan.
Bagian Produksi: Endang Sukarti, ST
Hanya bisa melihat order penjualan. Berdasarkan order tersebut membuat surat perintah produksi, Job order cost sheet dan surat pengeluaran bahan baku.
Akuntansi Biaya: Ade Icha, SE
Bagian ini berfungsi untuk mencatat biaya pemakaian bahan baku dan biaya over head pabrik. Dalam Myob ia hanya bisa mengakses Record Journal Entry, persediaan yang terkait dan Job.
Akuntansi Umum: Amelia SE, Ak
Bagian ini bertugas untuk mencatat biaya-biaya non kas seperti penyusutan dan penyesuaian. Dalam Myob ia hanya bisa mengakses Record Journal Entry dan laporan terkait.
Bagian Kas : Irla Rosmaya, SE
Bagian ini mencatat penerimaan kas dari piutang dan sumber lainnya. Selain itu mencatat pengeluaran untuk pembayaran hutang serta pengeluaran lainnya.
Dalam Myob ia bisa mengakses semua menu banking termasuk Reconcile Account dan Print Check. Check yang telah dicetak selanjutnya diserahkan ke Manager Akuntansi dan Keuangan.
Manager Akuntansi dan Keuangan: Iwan Amaluddin, SE., MM
Dalam Myob bertindak sebagai Administrator. Bisa mengakses semua menu, membuat user dan password-nya serta membuat laporan yang diperlukan oleh direksi.
Bagian Pembelian: Putri, SE
Bagian ini berfungsi untuk mencatat pembelian baik pembelian bahan baku maupun barang lainnya. Dalam Myob ia hanya bisa membuka menu Purchases tanpa bisa mengakses pembayarannya.

Setting Multi Currency
Mengganti Mata Uang Lokal
Default mata uang lokal pada Myob Premier 9 adalah dollar Australia. Kita akan menggantinya menjadi Rupiah.
Set Currency Linked Account
Setelah kita membuat mata uang lokal dan mata uang asing beserta nilai tukarnya maka langkah selanjutnya adalah penyesuaian link account untuk mata uang tersebut. Link account ini berfungsi untuk membuat jurnal secara otomatis apabila menggunakan mata uang tertentu. Dalam kasus ini kita hanya akan menyesuaikan link account untuk transaksi yang berhubungan dengan piutang. Hal ini karena perusahaan hanya menggunakan mata uang Dollar Amerika untuk transaksi penjualan.
Pengisian Saldo Awal Persediaan
Membuat Daftar Persediaan
Berbeda dengan perusahaan dagang yang hanya membeli kemudian menjual barang (persediaan), perusahaan industri memiliki karakteristik yang unik dalam persediaannya. Perusahaan industri memiliki persediaan dengan tipe persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses dan persediaan barang jadi. Bahan baku dibeli bukan untuk dijual tetapi untuk diproses. Barang jadi adalah hasil dari pengolahan bukan dari pembelian. Hal inilah yang membuat berbeda dalam pencatatan persediaan dengan Myob.
Myob Premier bisa meng-handle metode persediaan baik physical maupun perpetual. Karena kasus ini adalah job order costing maka metode yang tepat adalah perpetual.
Transaksi
4 Januari menerima order dari Hi-Tex kain A celup warna kuning sebanyak 2000 M dengan harga Rp 10.000/M. Untuk order ini diperlukan obat untuk memberi warna yaitu pewarna A sebanyak 50 Kg.
Pembahasan
Membuat Item
Membuat Order Penjualan
Pemakaian Bahan
Bagian Produksi selanjutnya membuat surat perintah pengeluaran bahan baku dan job order cost sheet. Bagian gudang bahan baku setelah menerima surat perintah pengeluaran bahan baku dari bagian produksi, mengeluarkan bahan baku sesuai dengan surat tersebut. Untuk membuat order ini kain mentah yang digunakan adalah kain grey C sebanyak 2000 M, obat pewarna A sebanyak 50 Kg dan bahan penolong A dan B masing-masing sebanyak 100 dan 200 liter.
Bagian Akuntansi Biaya menerima salinan surat pengeluaran barang dari gudang juga menerima salinan surat perintah pengeluaran bahan baku dari bagian produksi. Kedua surat tersebut dicocokkan terlebih dahulu. Bila telah sama kemudian dicatat ke dalam Myob sebagai pemakaian bahan dengan cara :






Pencatatan Upah Langsung
Berdasarkan job time ticket besar upah pegawai untuk mengerjakan order ini sebesar Rp 4.000.000.

Pencatatan Overhead Pabrik
Order ini memakan waktu pengerjaan selama 400 jam mesin. Tarif Overhead adalah Rp 3250 per jam.
1. Dari Command Centre Account klik Record Journal Entry.
2. pada field Date isikan tanggal, misalnya 11 Januari 2006. Memo: Mencatat Biaya OH berdasarkan tarif.
3. Pada kolom Acct# baris pertama pilih 5-1500, WIP Labor. Debit isi dengan 1..300.000. Kolom Job isi dengan D-0001.
4. Pada kolom Acct# baris kedua pilih 5-1810, OH Applied. Kredit isi dengan 1..300.000.
5. Tekan Ctrl+R untuk melihat Recap Transaction
Pencatatan Harga Pokok Kain Jadi
Pada tanggal 12 Januari pesanan dari Hi-Tex kain A celup kuning telah selesai dikerjakan. Langkah selanjutnya adalah perhitungan harga pokok pesanan tersebut.
Untuk melihat berapa biaya yang telah dikeluarkan untuk membuat pesanan kain A celup kuning ini ada beberapa cara:
Jurnal untuk mentransfer ke barang jadi ini adalah sebagai berikut:
Dr. Persediaan Barang Jadi 20.300.000
Cr. WIP Material 15.000.000
WIP Labor 4.000.000
WIP OH 1.300.000
Mencatat distribusi biaya tenaga kerja
Gaji staf dibebankan pada akun 6-2010 (Gaji Staff) sedangkan gaji bagian produksi yang merupakan biaya tenaga kerja tidak langsung dibebankan pada akun Overhead Actual. Pencatatan ini dilakukan melalui menu Record Journal Entry. Order D-0001 tidak perlu dicatat pendistribusiannya karena sudah dicatat sebelumnya.

Menutup biaya overhead yang dibebankan dan overhead sesungguhnya
Saldo akun overhead aktual (sesungguhnya) adalah sebesar Rp 6.932.500 (dapat dilihat pada Account List). Sedangkan saldo overhead applied (dibebankan) sebesar Rp 2.990.000. Selisih kedua akun tersebut adalah Rp 3.942.500. Selisih inilah yang akan dicatat sebagai kurang pembebanan (under applied).

Pencatatan Produk Rusak
2 Februari 2006 perusahaan menerima pesanan dari ABC Tex berupa kain printing corak bunga mawar sebanyak 1500 M dengan harga 25.000/M. Untuk mengerjakan pesanan tersebut perusahaan membeli kain Koshibo dari Primatex sebanyak 1800 M untuk antisipasi karena pesanan tersebut cukup sulit dikerjakan. Harga kain mentah Koshibo Rp 10.000/M. Pesanan tersebut membutuhkan pengerjaan selama 3200 jam mesin. Upah Langsung Rp 5.000.000. Selain itu perusahaan juga membeli obat warna merk Awet dari Mukota Chemical sebanyak 200 Kg dengan harga 75.000/Kg. Hasil dari pengerjaan pesanan tersebut adalah
grade A : 1500 M
grade B : 100 M
grade C : 200 M

pihak pemesan (ABC Tex) hanya meminta grade A. Perusahaan menganggap grade B dan C sebagai produk rusak. Grade B masih bisa dijual dengan harga 15.000/M sedangkan grade C 7.000/M. Produk rusak ini akan dibebankan kepada produk pesanan tersebut.

Pembahasan:
Grade A (Produk Baik)
Perhitungan Biaya Produksi

Biaya Bahan : 33.000.000 – 1.017.500 – 951.500 = 31.031.000
Upah Langsung : 5.000.000 – 154.170 – 144.170 = 4.701.660
Overhead : 10.400.000 – 320.670 – 299.870 = 9.779.460

Grade B:
Nilai jual 100 M X Rp 15.000 = 1.500.000

18,5 %Nilai Jual Grade B 1.500.000
= =
HPP Produk Rusak 8.066.670

Pembagian Nilai Jual Grade B

Keterangan:
Biaya / satuan adalah total biaya dibagi dengan 1800. HPP Produk rusak adalah biaya/satuan dikali 300. Grade B dan C dianggap sebagai produk rusak sehingga perhitungannya digabungkan. Hal ini dilakukan dengan asumsi keduanya menyerap biaya produksi yang sama tetapi hasilnya berbeda.

Pencatatan Produk Cacat
Produk cacat adalah produk jadi yang tidak sesuai dengan spesifikasi pesanan dan secara ekonomis masih bisa diperbaiki. Berbeda dengan produk rusak yang secara ekonomis tidak bisa diperbaiki. Artinya walaupun bisa diperbaiki akan memakan biaya yang cukup tinggi. Pada produk tekstil produk cacat bisa diperbaiki dengan cara dicelup ulang atau lebih dikenal dengan istilah leveling atau topping.
Pencatatan Sisa Bahan
Dalam suatu pabrikasi sering timbul sisa bahan. Diantaranya adalah bahan yang mengalami kerusakan selama proses produksi. Termasuk di dalam sisa bahan tersebut adalah persediaan bahan yang sudah lama. Ada kalanya sisa bahan tersebut masih dapat dijual.
Pencatatan Biaya Pemeliharaan Mesin
Pada tanggal 5 Februari Mesin Dyeing mengalami kerusakan sehingga harus diperbaiki. Biaya untuk memperbaiki termasuk mengganti spare part sebesar 1.700.000. Biaya tersebut dikeluarkan dari kas besar.
Pembahasan
Biaya pemeliharaan mesin merupakan bagian dari biaya overhead yang dianggarkan.
Penyelesaian Kasus
Dalam kasus ini yang memegang kunci penting dalam pengendalian transaksi adalah Manager Akuntansi dan Keuangan yang bertindak sebagai Administrator. Setting yang digunakan dalam kasus ini seorang pengguna Myob Premier dapat menghapus atau mengubah suatu transaksi. Namun, perubahan ini dapat dipantau oleh administrator Tujuannya adalah untuk melihat apa yang diinput ke dalam Myob dan siapa yang menginputnya. Tugas Administrator juga mencakup verifikasi transaksi dengan cara mencocokkan dokumen dengan transaksi yang diinput ke dalam Myob.
Hal yang harus diperhatikan bila Myob digunakan secara Multi User adalah Myob Premier menggunakan sistem file locking. Penguncian ini bertujuan agar input data ke dalam company file tidak bertabrakan. Akibat dari file locking seorang pengguna tidak bisa merekam suatu transaksi dan muncul pesan yang menyatakan “file is busy; access denied”. Hal ini terjadi bila ada dua orang atau lebih yang sedang menginput transaksi.

BAB 3 PROCESS COSTING

BAB 3
STUDI KASUS PROCESS COSTING


PT Raos adalah perusahaan kecap yang didirikan oleh dua orang kakak-beradik Maman dan Mimin pada tahun 1978. Kedua kakak-beradik tersebut menyetor modal yang sama masing-masing 100 juta rupiah. Perusahaan ini menghasilkan produk kecap dengan merk Raos dalam berbagai ukuran.
Perusahaan ini belum memiliki catatan yang memadai untuk menghasilkan informasi yang diperlukan. Catatan yang hanya berupa catatan kas masuk, kas keluar dan catatan hutang-piutang. Sementara laporan yang dihasilkan meliputi laporan produksi, laporan pembelian dan laporan penjualan.
Perusahaan ini memperkerjakan 30 orang pegawai di bagian produksi dan 9 orang staf termasuk direksi. Direksi hanya terdiri dari direktur dan wakil direktur yang sampai sekarang masih dijabat oleh Maman dan Mimin. Jika sedang ramai, omzet perusahaan bisa mencapai 500 juta dalam sebulan.
Anak tertua Pak Maman yang bernama Nurochman Agus Hartono telah menyelesaikan pendidikan pada STIE 3D di Bandung. Oleh Pak Maman Agus diminta untuk membantu mengembangkan perusahaan khususnya di bidang akuntansi. Agus telah mempelajari Myob Premier di bangku kuliah dan tertarik untuk menggunakannya di perusahaan bapaknya.
Langkah pertama yang dikembangkan Agus adalah memisahkan bagian staf menjadi bagian penjualan dan bagian akuntansi dan keuangan. Kemudian membuat job description di bagian staf yang merupakan cikal-bakal bagian akuntansi dan keuangan. Berikut rinciannya:
Frida: Kasir. Bertugas untuk melakukan pembayaran dan penerimaan kas. Untuk keperluan administrasi Frida menyelenggarakan catatan kas.
Dewi: bagian kas. Bertugas melakukan pencatatan baik kas masuk maupun kas keluar dengan Myob. Catatan antara Frida dan Dewi ini akan dilakukan pencocokan pada akhir periode akuntansi.
Pramudyo: bagian penjualan. Bertugas mencatat penjualan kredit dengan Myob.
Wawan: bagian pembelian. Bertugas mencatat pembelian kredit dengan Myob.
Agus: Administrator. Selain bertindak selaku fungsi tertinggi dalam sistem, Agus juga melakukan pencatatan untuk akuntansi produksi, akuntansi umum dan jurnal penyesuaian.
Agus kemudian membuat daftar perkiraan (chart of Account) dan mengumpulkan saldo awal perkiraan tersebut seperti bagan berikut ini:

Metode Pencatatan
Karena perusahaan ini berproduksi secara massa maka pencatatan persediaan yang dianggap tepat oleh Agus adalah metode Physical. Sedangkan penilaian harga pokok persediaan menggunakan metode FIFO atau masuk pertama keluar pertama.
Berikut ini beberapa prosedur pencatatan secara singkat yang dirancang oleh Agus.
Penjualan: order penjualan diterima oleh bagian penjualan dalam hal ini Pramudio. Kemudian Pram memeriksa apakah produk tersedia untuk memenuhi order ini. Bila produk tersedia selanjutnya Pram menginput order ini ke dalam Myob sebagai penjualan (invoice). Selanjutnya mencetak delivery order dan invoice. DO dan Invoice kemudian diserahkan kepada Agus untuk ditandatangani setelah dicocokkan dengan data yang ada pada Myob. Bila produk tidak tersedia bagian penjualan menginformasikan adanya order penjualan ini ke bagian produksi untuk ditindaklanjuti.
Penerimaan piutang: bagian kas, Dewi, mencatat penerimaan piutang berdasarkan bukti penerimaan yang dibuat oleh kasir. Dewi mencatat penerimaan piutang ini ke dalam Myob melalui menu Receive Payment.
Pembelian: bagian pembelian, Wawan, menerima dokumen Permintaan Pembelian dari bagian yang membutuhkan. Selanjutnya Wawan menginput order pembelian ke dalam Myob. Selanjutnya Wawan mencetak order pembelian ini untuk diserahkan ke bagian Penerimaan dan Agus. Setelah barang diterima bagian Penerimaan membuat Laporan Penerimaan Barang. Dengan berdasarkan Laporan Penerimaan Barang tersebut Wawan menginput pembelian ke dalam Myob (mengubah order menjadi Bill).
Pembayaran hutang: bagian kas mencatat pembayaran hutang melalui menu Pay Bills.
Penyesuaian : pada akhir bulan Agus bersama stafnya dan bagian produksi melakukan stock taking untuk memeriksa saldo persediaan. Kemudian melakukan penyesuaian dengan berdasarkan data yang ada.
Berikut ini data perusahaan yang akan diinput ke dalam Myob
Company Name : PT Raos
Address : Jl. Cicadas 145 Bandung
Phone : 7314567
Fax : 7334578
Email : raos@radnet.net
Current Financial year : 2006
Last Month : December
Conversion Month : January
Accounting Period : 12

Perhitungan Harga Pokok Persediaan Barang Jadi
Biaya Bahan Baku : 20.975.000
Upah Langsung : 14.000.000
Overhead : 12.452.000
Jumlah : 47.427.000

Data Produksi
Masuk proses 6000 L
Barang Jadi 5000 L
Barang Dalam Proses 1000 L
(100% bahan baku, 50% tenaga kerja langsung dan 20% overhead)

Biaya Bahan Baku
Bahan baku selama bulan Januari menghasilkan produk jadi sebanyak 5000 L. Sedangkan Produk dalam proses 1000 L dengan tingkat penyelesaian sebesar 100% atau senilai 100% X 1000 = 1000 L. Nilai ekuivalen dari biaya bahan adalah 5000 + 1000 = 6000 L
Upah Langsung
Upah Langsung mampu menghasilkan 5000 L barang jadi ditambah 1000 L barang dalam proses dengan tingkat penyelesaian 50%. Nilai ekuivalen upah langsung adalah 5000 + (1000 X 50%) = 5500 L.
Overhead pabrik
Overhead dapat menghasilkan 5000 L produk jadi ditambah 1000 L produk dalam proses dengan tingkat penyelesaian 20%. Nilai ekuivalen overhead adalah 5000 + (1000 X 20%) = 5200 L.

Perhitungan Harga Pokok per Satuan

Biaya Produksi
Nilai
Ekuivalen
Biaya/satuan
Bahan Baku
20.975.000
6000
3.495,83
Upah Langsung
14.000.000
5500
2.545,45
Overhead
12.452.000
5200
2.394.62
Jumlah
47.427.000

8.435.90

Harga Pokok Barang Jadi 5000 X 8435.9 = 42.179.500
Barang Dalam Proses
Bahan Baku 1000 L X 3495.83 = 3.495.830
Upah Langsung 500 L X 2545.45 = 1.272.725
Overhead 200 L X 2394.62 = 478.924
Harga pokok barang dalam proses adalah 5.247.479. sedangkan harga pokok barang jadi 42.179.500. Dengan demikian jumlahnya adalah 47.426.979. Jumlah seharusnya adalah 47.427.000. Terdapat selisih sebesar 21 yang merupakan selisih pembulatan.